GMS Бизнес

Учет товаров. Приходование, партионный учет, себестоимость, ценообразование, прайс-листы, продажа в розницу и оптом, простое производство.

GMS Бизнес является основной программой системы управления GMS Office Tools™. Назначение модуля - управление товарными запасами, ценами, заказами, продажами, производственными процессами и ведение справочников системы.

В зависимости от Решения, список документов, справочников и инструментов модуля может меняться.

В стандартной поставке системы в модуле реализованы следующие функции:

Управление заказами
Учет и управление товарными запасами
Формирование себестоимости
Управление ценообразованием
Учет договоров
Учет оптовых и розничных продаж
Учет производственных операций

Все документы в модуле сгруппированы по типам: документы, реестры, справочники, отчеты и прочее.

В стандартной поставке системы модуль Бизнес автоматизирует следующие процессы:

Формирование приходов товаров

В основе товарного учета лежит партионный учет.

Предусмотрено около 10 методов списания: FIFO, LIFO, по минимальной/максимальной цене прихода и т.п.

Особенностью является то, что в одном документе может быть учтена задолженность перед поставщиком, создана партия товаров и товары поставлены на учет, сформирована себестоимость товаров с аналитикой по видам затрат и сформирована цена продажи по заранее определенным правилам.

Для ускорения процесса постановки товаров на учет можно воспользоваться сканером штрихкодов, при этом будут обрабатываться и штрихкоды производителя, и внутренние штрихкоды.

Приход товара от поставщика с учетом ГТД. Учитываются все особенности внешнеэкономической деятельности: инкотермс, таможенные пошлины, акцизные сборы, особенности формирования НДС.

Возврат товара поставщику. Для контроля остатка списываемого товара и его движения используется специальный инструмент - монитор возврата.

Логика работы документа гарантирует соответствие сумм кредиторской задолженности и товарного остатка, который списывается.

Инструмент позволяют одним щелчком мыши найти и открыть исходные документы прихода.

Сложное формирование себестоимости

Предусмотрена возможность формирования себестоимости с учетом различных видов затрат, общими затратами на несколько поставок товаров, различными методами распределения затрат по товарным позициям (по суммам, количеству, весу и т.п.).

Также, существует возможность сформировать цену продажи товара на основании себестоимости товара (т.е. с учетом всех затрат).

Распределение товара

Пришедший от поставщика заказ может быть распределен между внутренними покупателями или подразделениями в соответствии с полученными заказами или статистикой продаж.

На основании этого документа формируются задания на отборку товара с последующей отгрузкой либо перемещением на подразделения.

Перемещение товара между местами хранения

Система позволяет вести учет товарных остатков в разрезе более 32 000 складов, при этом внутри каждого из складов может быть применено адресное хранение.

В случае перемещения между складами могут быть учтены затраты, связанные с перевозкой.

Документ может оформляться без цен, в себестоимости и ценах реализации.

Корректировка закупочных цен

Используется, например, при изменении поставщиком цены отгрузки товара после закрытия отчетного периода.

Переоценка цен продажи

Изменение цен на товары в прайс-листах.

Для одного товара можно установить несколько цен продажи в различных прайс-листах и различной валюте.

Цены при этом могут меняться непосредственно при заполнении документа или момент изменения может быть отложен.

Продажа товара розничному покупателю с печатью чека на фискальном регистраторе или нефискальном чековом принтере

Обычно этот документ формируется фронт-офисными приложениями: Торговый клиент, Ресторан, Фастфуд, но в некоторых случаях удобной бывает работа оператора-кассира с документом непосредственно в модуле Бизнес.

Оптовая продажа

Предусмотрена возможность выписки счета на оплату товара на основании другого документа: заказа, расходной накладной и т.п.

Возможно формирование резерва товара по счету на определенный срок и уведомлением об истекших резервах.

При формировании расходной накладной автоматически устанавливаются все правила работы с покупателем – его прайс-лист и скидка, отсрочка платежа, условия поставки и оплаты.

Могут быть применены сложные скидки на отдельные товары (строки накладной) или товарные группы.

Выписка расходной накладной в системе происходит очень быстро, за счет специализированных инструментов, таких, как «поиск товара», «подбор по каталогу», «монитор товара».

Монитор товара всегда находится в поле зрения оператора и информация в нем обновляется в связке с действиями оператора. Предоставляется оперативная информация об остатках товара и ценах, о наличии резервов товара, истории его поступлений, о наличии альтернативных товаров, о возможных вариантах упаковки. Отсюда же можно открыть все связанные документы и справочники и выполнить необходимые корректировки.

þ Учет возвратов товара от розничного покупателя.

Документ предусматривает возможность печати возвратного чека на фискальном регистраторе.

þ Учет возвратов товара от оптового покупателя.

Для ускорения формирования документов разработаны специальные инструменты, контролирующие баланс между отгрузками и возвратами, а также определяющие цену возвращаемого товара.

þ Списание товаров.

В ходе деятельности у предприятий возникает необходимость списать с баланса товарные остатки.

Документ оформляется в себестоимости и учитывается в расходах при формировании финансового результата.

þ Инвентаризация.

Система позволяет автоматизировать процесс подготовки инвентаризационных ведомостей, сопоставления учетного и фактического количества товара, ввод данных о количестве товара (при использовании автоматических считывателей штрихкодов или терминалов сбора данных).

þ Прием наличных денег от оптовых покупателей.

Процесс оформления документа может быть совмещен с выпиской расходных документов.

þ Служебный приход денег и Служебный расход денег.

Документы формируются исключительно фронт-офисными приложениями и отражают движение денег по оперативной кассе POS – места продаж розничному покупателю.

þ Заказ поставщику.

Заказы поставщику могут формироваться по различным правилам.

Для оптовых и дистрибуторских компаний заказ поставщику (а под поставщиком может пониматься как внешний контрагент, так и собственное подразделение предприятия) может формироваться на основании заказов, полученных от покупателей.

Также, заказ может формироваться на основании сложных обработок статистики продаж, планов продаж и прогнозирования.

Для предприятий розничной торговли обычно используется метод формирования заказов на основании ассортиментной матрицы торговой площадки и графиков поставок.

По заказам может быть сформирован баланс, фиксирующий отклонения поставок от заказов и характеризующий качество работы поставщика.

þ Заказ внутренний.

Заказы от оптовых покупателей либо собственных подразделений предназначены для фиксирования полного запроса на поставку товаров. Документ содержит дополнительную информацию по датам поставки и поддерживает механизм уведомлений для долгосрочных заказов.

На основании заказов может быть создан счет для резервирования товара на складе под заказ, этот же документ является заданием для склада на отборку товара.

После подготовки заказа к отгрузке склад формирует документ, фиксирующий фактическое количество товаров, доступных к отгрузке и создаются документы на отгрузку.

Обработка внутренних заказов может идти с использованием иного документооборота, максимально повышающего эффективность работы предприятия.

þ Учет простого производства.

Любой производственный процесс можно привести к двум типам переделов – Комплектации (из составляющих формируется незавершенная либо готовая продукция) и Разукомплектации (сырье либо незавершенная продукция разделяется на составляющие).

Для планирования себестоимости получающейся в результате переделов продукции используются документы Планирование Комплектации и Планирование Разукомплектации. Также эти документы могут использоваться для решения задач MRP – планирование сырья и других ресурсов исходя из плана производства.

Факт производства фиксируется документами Комплектация товара и Разукомплектация товара. Кроме материальной составляющей себестоимости, в документах могут учитываться и затраты, связанные с производством.

Документы могут формироваться по калькуляционным картам либо вручную.

þ Резервирование столиков.

Документ используется при автоматизации предприятий общепита, отображает в табличной форме текущие зарезервированные столики. К резерву можно отнести список блюд, таким образом, сформировать банкет.

þ Справочник товаров

Более 10 инструментов поиска в справочнике.

Программа контролирует ввод одинаковых наименований.

Для товаров используется не древовидная классификация, а линейная независимая, что существенно упрощает заполнение справочника, в разы повышает возможность структурирования товаров и анализа товарооборота.

Каждый товар может учитываться в разных упаковках, в разных единицах измерения.

Для каждой единицы товара можно предусмотреть список альтернатив, которые будут предлагаться при формировании расходных документов для товаров с недостаточным количеством в остатках.

Общие механизмы всех электронных документов модуля Бизнес

þ Механизм статусов документов.

Статусы описывают этап бизнес-процесса обработки документа, также этот механизм может использоваться для электронной подписи (утверждения) документа.

Статусы документов изменяются по заранее определенной логической последовательности, например для заказа поставщику: «Заказ сформирован»-«Заказ отправлен поставщику»-«Заказ размещен у поставщика»-« Получен инвойс»-«Заказ в пути»-«Заказ в порту (на границе)» и т.д., то есть в соответствии реальным движением документа или товара.

Правила перехода со статуса на статус, права доступа на изменение значений и обработчики событий определяются настройками системы.

Предусмотрены несколько способов изменения статуса. Не обязательно открывать сам документ- может быть создана любая удобная экранная форма. Например, если требуется согласовать с руководством выдачу денег подотчет или отгрузку на предприятие имеющее задолженность- ответственному лицу будет предоставлена только та информация, которая нужна для принятия решения и в удобной экранной форме.

þ Взаимосвязи

Можно установить взаимосвязи между документами, сформировав из них логическую цепочку.

Например, для Прихода денег по предприятиям может быть основополагающим документом расходная накладная, у нее – Заказ, у Заказа - Договор и т.п.

Взаимосвязи могут устанавливаться с указанием суммы связи, таким образом, формируется анализ задолженности в разрезе накладных, заказов, договоров и т.п.

Стандартные механизмы позволяют одним щелчком мыши переходить между связанными документами.

þ Регистрация действий пользователя

Механизм регистрации действий пользователя может быть настроен не только для записи изменений в таблицах, но и для регистрации определенных событий.

Журнал регистрации можно просмотреть из самого документа/справочника или с использованием отчета Анализатора.

þ Печатные формы

Для всех документов и справочников Бизнеса предусмотрено несколько вариантов печатных форм, подготовка сопроводительных документов не занимает много времени.